Datenschutzhinweise

1. Datenschutzerklärung des ZZF für Bewerbungen

[gem. Art. 13 DSGVO - Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person]

Stand: 05/2019

1.1 Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Im Sinne des Datenschutzrechts Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das

Leibniz-Zentrum für Zeithistorische Forschung Potsdam (ZZF) e. V.
Am Neuen Markt 1
14467 Potsdam
Telefon: +49 (0) 331 28991-56
E-Mail: sekretariat(at)zzf-potsdam.de
Vorstand: Prof. Dr. Frank Bösch
Prof. Dr. Martin Sabrow

1.2 Datenschutzbeauftragter

Fragen zum Datenschutz am ZZF beantwortet Ihnen gern unser Datenschutzbeauftragter:

Datenschutzbeauftragter des Leibniz-Zentrums für Zeithistorische Forschung (ZZF) e.V.
Am Neuen Markt 1
14467 Potsdam
E-Mail: datenschutz(at)zzf-potsdam.de

1.3 Nähere Informationen zur Verarbeitung von Bewerbungsdaten

Niemand ist verpflichtet, dem ZZF personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings kann das ZZF im Rahmen von Bewerbungsverfahren eine Eignung für die jeweils in Betracht kommende Stelle nur dann bewerten, wenn entsprechende Informationen zur Qualifikation einer Person vorliegen. Relevant für das Bewerbungsverfahren sind neben den Kontaktdaten insbesondere Angaben zur Ausbildung und zur Arbeitserfahrung der Bewerber*innen. Deshalb verarbeitet das ZZF diejenigen Informationen, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von den Bewerber*innen eingereicht werden, z.B. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben. Das ZZF wird anhand dieser Punkte die Bewerbungsunterlagen nur nach der Eignung für die jeweilige Stelle beurteilen. Das Mitsenden eines Fotos ist hierfür nicht notwendig.

Die Daten werden zunächst ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.[1] Bei Erfolg der Bewerbung werden sie Bestandteil der Personalakte der betroffenen Person und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verwendet. Sie werden nach den für Personalakten geltenden Regelungen nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

Bewerbungen, die am ZZF nicht erfolgreich sind, werden noch bis zu sechs Monate nach Versand der Absage aufbewahrt, um bei eventuellen Rechtsansprüchen, insbesondere wegen einer angeblichen Benachteiligung im Bewerbungsverfahren, auskunftsfähig zu sein. Soweit die Bewerber*innen Kostenerstattungen erhalten oder andere steuerrelevante Vorgänge vorliegen, werden die entsprechenden Buchungsunterlagen zur Erfüllung der haushalts- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten bis maximal zum 31. März des elften Kalenderjahrs nach der Zahlung, im Fall von Handels- und Geschäftsbriefen und anderen besteuerungsrelevanten Unterlagen des siebten Kalenderjahrs nach ihrer Entstehung aufbewahrt.

Auf die in der Bewerbung enthaltenen Daten haben die Personalsachbearbeiterin (und ihre Vertretung), die jeweiligen Personen, die inhaltlich die Ausschreibung betreuen (Fachbereich), der Betriebsrat und die Gleichstellungsbeauftragte Zugriff. Bei Bedarf können auch die Institutsleitung und die Buchhaltung Zugriff auf einzelne Daten erhalten. Auf mittels IT verarbeitete Daten können außerdem die Administrator*innen sowie Auftragsdatenverarbeiter*innen des ZZF zuzugreifen. Ein solcher Zugriff erfolgt natürlich nie aus inhaltlichen Gründen, sondern nur wenn es technisch notwendig sein sollte. Das IT- Personal ist strikt an die Weisungen des ZZF gebunden und darf die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. In bestimmten Fällen werden personenbezogene Daten Dritten offengelegt, etwa an die Bank des ZZF, wenn Bewerber*innen eine Kostenerstattung erhalten. Für den Bewerbungsprozess am ZZF werden in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (also Daten, aus denen z.B. die ethnische Herkunft oder politische Meinungen etc. sowie Gesundheitsdaten deutlich werden, vgl. Art. 9 DSGVO) benötigt. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die freiwillig gemacht werden können. In diesen Fällen dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind dann Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, §§ 26 Abs. 3 BDSG, 164 SGB IX.

Die Bewerbungsdaten werden vom ZZF weder für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling verwendet noch an Dritte weitergegeben. Die Daten werden durch das ZZF oder im Auftrag des ZZF ausschließlich in Deutschland verarbeitet.

1.4 Rechte der Bewerber*innen

Nach der Datenschutz-Grundverordnung bestehen folgende Rechte für Bewerber*innen:

  • das Recht auf unentgeltliche Auskunft,
  • das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen,
  • ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, besteht das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung davon berührt wird (vgl. Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Es besteht zudem das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten durch das ZZF Beschwerde einzulegen, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht (https://www.lda.brandenburg.de/cms/detail.php?gsid=bb1.c.233960.de). Der Datenschutzbeauftragte des ZZF steht dafür ebenfalls zur Verfügung (datenschutz(at)zzf- potsdam.de).

1.5 Empfehlungen zur Datensicherheit bei Bewerbungen

Da Bewerbungen sensible personenbezogene Daten enthalten, bleibt der Zugriff im ZZF auf den Kreis der unmittelbar mit dem Bewerbungsverfahren befassten Personen begrenzt. In diesem Zusammenhang bitten wir darum, dass Bewerbungen stets unter Angabe der in der Ausschreibung genannten Kennziffer im Betreff an die speziell für Bewerbungen eingerichtete E-Mail-Adresse (bewerbung(at)zzf-potsdam.de) gesendet werden. Bitte beachten Sie, dass Mails ohne die o.g. Kennziffer im Betreff aus Sicherheitsgründen nicht angenommen werden können.

Wenn Sie über Möglichkeiten verfügen, E-Mails und Anhänge zu verschlüsseln, können Sie uns Ihre Unterlagen per Mail auch verschlüsselt übermitteln. Das ZZF bietet eine PGP- Verschlüsselung an. Das Text-Dokument mit dem öffentlichen PGP-Key für verschlüsselte Bewerbungen beim ZZF ist hier hinterlegt. Bei Fragen schicken Sie uns bitte eine Mail mit dem Betreff „verschlüsselter Mailversand“ ebenfalls an bewerbung(at)zzf-potsdam.de Sie erhalten dann Hinweise zur sicheren Übertragung der Dokumente.

Es besteht selbstverständlich immer die Möglichkeit, Bewerbungen per Post zu senden.

Anmerkung:

[1] Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren und als Bestandteil der Personalakte sind § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO und, soweit Bewerber*innen eine Einwilligung erteilt haben, etwa durch Übersendung nicht für das Bewerbungsverfahren notwendiger Angaben, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Rechtsgrundlage für die haushalts- und steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

2. ZZF-Website

Dies ist ein Online-Angebot, das auf Servern des Leibniz-Zentrums für Zeithistorische Forschung Potsdam (ZZF) e. V. betrieben wird. Für die Verarbeitung aller personenbezogenen Daten, die im Zuge des Betriebs dieses Angebots anfallen, gilt die allgemeine Datenschutzerklärung für alle Online-Angebote des ZZF.

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc, (1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA; „Google“). Die Nutzung umfasst die Betriebsart „Universal Analytics“. Hierdurch ist es möglich, Daten, Sitzungen und Interaktionen über mehrere Geräte hinweg einer pseudonymen User-ID zuzuordnen und so die Aktivitäten eines Nutzers geräteübergreifend zu analysieren. Dieser Datenschutzhinweis wird zur Verfügung gestellt von www.intersoft-consulting.de.

Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung. Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics ist § 15 Abs. 3 TMG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die von uns gesendeten und mit Cookies, Nutzerkennungen (z. B. User-ID) oder Werbe-IDs verknüpften Daten werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht. Die Löschung von Daten, deren Aufbewahrungsdauer erreicht ist, erfolgt automatisch einmal im Monat. Nähere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter https://www.google.com/analytics/terms/de.html bzw. unter https://policies.google.com/?hl=de.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das Browser-Add-on herunterladen und installieren. Opt-Out-Cookies verhindern die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website. Um die Erfassung durch Universal Analytics über verschiedene Geräte hinweg zu verhindern, müssen Sie das Opt-Out auf allen genutzten Systemen durchführen.

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1. Datenschutzerklärung des ZZF für Bewerbungen

[gem. Art. 13 DSGVO - Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person]

Stand: 05/2019

1.1 Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Im Sinne des Datenschutzrechts Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das

Leibniz-Zentrum für Zeithistorische Forschung Potsdam (ZZF) e. V.
Am Neuen Markt 1
14467 Potsdam
Telefon: +49 (0) 331 28991-56
E-Mail: sekretariat(at)zzf-potsdam.de
Vorstand: Prof. Dr. Frank Bösch
Prof. Dr. Martin Sabrow

1.2 Datenschutzbeauftragter

Fragen zum Datenschutz am ZZF beantwortet Ihnen gern unser Datenschutzbeauftragter:

Datenschutzbeauftragter des Leibniz-Zentrums für Zeithistorische Forschung (ZZF) e.V.
Am Neuen Markt 1
14467 Potsdam
E-Mail: datenschutz(at)zzf-potsdam.de

1.3 Nähere Informationen zur Verarbeitung von Bewerbungsdaten

Niemand ist verpflichtet, dem ZZF personenbezogene Daten bereitzustellen. Allerdings kann das ZZF im Rahmen von Bewerbungsverfahren eine Eignung für die jeweils in Betracht kommende Stelle nur dann bewerten, wenn entsprechende Informationen zur Qualifikation einer Person vorliegen. Relevant für das Bewerbungsverfahren sind neben den Kontaktdaten insbesondere Angaben zur Ausbildung und zur Arbeitserfahrung der Bewerber*innen. Deshalb verarbeitet das ZZF diejenigen Informationen, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von den Bewerber*innen eingereicht werden, z.B. Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Schriftverkehr, telefonische oder mündliche Angaben. Das ZZF wird anhand dieser Punkte die Bewerbungsunterlagen nur nach der Eignung für die jeweilige Stelle beurteilen. Das Mitsenden eines Fotos ist hierfür nicht notwendig.

Die Daten werden zunächst ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.[1] Bei Erfolg der Bewerbung werden sie Bestandteil der Personalakte der betroffenen Person und zur Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verwendet. Sie werden nach den für Personalakten geltenden Regelungen nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht.

Bewerbungen, die am ZZF nicht erfolgreich sind, werden noch bis zu sechs Monate nach Versand der Absage aufbewahrt, um bei eventuellen Rechtsansprüchen, insbesondere wegen einer angeblichen Benachteiligung im Bewerbungsverfahren, auskunftsfähig zu sein. Soweit die Bewerber*innen Kostenerstattungen erhalten oder andere steuerrelevante Vorgänge vorliegen, werden die entsprechenden Buchungsunterlagen zur Erfüllung der haushalts- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten bis maximal zum 31. März des elften Kalenderjahrs nach der Zahlung, im Fall von Handels- und Geschäftsbriefen und anderen besteuerungsrelevanten Unterlagen des siebten Kalenderjahrs nach ihrer Entstehung aufbewahrt.

Auf die in der Bewerbung enthaltenen Daten haben die Personalsachbearbeiterin (und ihre Vertretung), die jeweiligen Personen, die inhaltlich die Ausschreibung betreuen (Fachbereich), der Betriebsrat und die Gleichstellungsbeauftragte Zugriff. Bei Bedarf können auch die Institutsleitung und die Buchhaltung Zugriff auf einzelne Daten erhalten. Auf mittels IT verarbeitete Daten können außerdem die Administrator*innen sowie Auftragsdatenverarbeiter*innen des ZZF zuzugreifen. Ein solcher Zugriff erfolgt natürlich nie aus inhaltlichen Gründen, sondern nur wenn es technisch notwendig sein sollte. Das IT- Personal ist strikt an die Weisungen des ZZF gebunden und darf die Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten. In bestimmten Fällen werden personenbezogene Daten Dritten offengelegt, etwa an die Bank des ZZF, wenn Bewerber*innen eine Kostenerstattung erhalten. Für den Bewerbungsprozess am ZZF werden in der Regel keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (also Daten, aus denen z.B. die ethnische Herkunft oder politische Meinungen etc. sowie Gesundheitsdaten deutlich werden, vgl. Art. 9 DSGVO) benötigt. Wenn solche Informationen ausnahmsweise für den Bewerbungsprozess relevant sind, verarbeiten wir sie zusammen mit Ihren anderen Bewerberdaten. Dies kann beispielsweise Angaben über eine Schwerbehinderung betreffen, die freiwillig gemacht werden können. In diesen Fällen dient die Verarbeitung der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung sind dann Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, §§ 26 Abs. 3 BDSG, 164 SGB IX.

Die Bewerbungsdaten werden vom ZZF weder für eine automatisierte Entscheidungsfindung oder für ein Profiling verwendet noch an Dritte weitergegeben. Die Daten werden durch das ZZF oder im Auftrag des ZZF ausschließlich in Deutschland verarbeitet.

1.4 Rechte der Bewerber*innen

Nach der Datenschutz-Grundverordnung bestehen folgende Rechte für Bewerber*innen:

  • das Recht auf unentgeltliche Auskunft,
  • das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung,
  • das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen,
  • ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, besteht das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung davon berührt wird (vgl. Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Es besteht zudem das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der eigenen personenbezogenen Daten durch das ZZF Beschwerde einzulegen, zum Beispiel bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht (https://www.lda.brandenburg.de/cms/detail.php?gsid=bb1.c.233960.de). Der Datenschutzbeauftragte des ZZF steht dafür ebenfalls zur Verfügung (datenschutz(at)zzf- potsdam.de).

1.5 Empfehlungen zur Datensicherheit bei Bewerbungen

Da Bewerbungen sensible personenbezogene Daten enthalten, bleibt der Zugriff im ZZF auf den Kreis der unmittelbar mit dem Bewerbungsverfahren befassten Personen begrenzt. In diesem Zusammenhang bitten wir darum, dass Bewerbungen stets unter Angabe der in der Ausschreibung genannten Kennziffer im Betreff an die speziell für Bewerbungen eingerichtete E-Mail-Adresse (bewerbung(at)zzf-potsdam.de) gesendet werden. Bitte beachten Sie, dass Mails ohne die o.g. Kennziffer im Betreff aus Sicherheitsgründen nicht angenommen werden können.

Wenn Sie über Möglichkeiten verfügen, E-Mails und Anhänge zu verschlüsseln, können Sie uns Ihre Unterlagen per Mail auch verschlüsselt übermitteln. Das ZZF bietet eine PGP- Verschlüsselung an. Das Text-Dokument mit dem öffentlichen PGP-Key für verschlüsselte Bewerbungen beim ZZF ist hier hinterlegt. Bei Fragen schicken Sie uns bitte eine Mail mit dem Betreff „verschlüsselter Mailversand“ ebenfalls an bewerbung(at)zzf-potsdam.de Sie erhalten dann Hinweise zur sicheren Übertragung der Dokumente.

Es besteht selbstverständlich immer die Möglichkeit, Bewerbungen per Post zu senden.

Anmerkung:

[1] Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren und als Bestandteil der Personalakte sind § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe b DSGVO und, soweit Bewerber*innen eine Einwilligung erteilt haben, etwa durch Übersendung nicht für das Bewerbungsverfahren notwendiger Angaben, Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung nach einer Absage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO. Rechtsgrundlage für die haushalts- und steuerrechtliche Aufbewahrung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 147 AO. Berechtigtes Interesse bei Verarbeitung auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe f DSGVO ist die Verteidigung gegen Rechtsansprüche.

2. ZZF-Website

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