Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes am ZZF

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist 2023 in Deutschland in Kraft getreten und ist eine Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) in nationales Recht. Mit dem HinSchG wird der bislang lückenhafte und unzureichende Schutz von hinweisgebenden Personen ausgebaut, um deren Schutz zu stärken.

Wenn am ZZF der Verdacht auf nicht regelkonformes Verhalten besteht und es nicht möglich ist, mit Vertrauenspersonen am ZZF zu sprechen, um den Verdacht auszuräumen, kann eine Meldung über einen anonymen Meldekanal erfolgen. Der Hinweis geht bei der Kanzlei FPS Fritz Wicke Seelig, Berlin ein, mit der das ZZF, bzw. die Leibniz-Gemeinschaft, einen Vertrag geschlossen hat.

Wer kann eine Meldung abgeben?

Alle Beschäftigten am ZZF und alle mit unserer Arbeit verbundenen Personen können über diesen Meldekanal anonym, schnell und sicher mögliche Verstöße gegen bestimmte Gesetze oder Vorschriften melden.

Was kann gemeldet werden?

Die möglichen Verstöße, die über dieses Verfahren gemeldet werden können, betreffen Verstöße gegen Rechtsvorschriften zur Vergabe öffentlicher Aufträge, Vorfälle von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Verstöße im Bereich Umweltschutz, Datenschutz und Datensicherheit, Verstöße gegen das Finanzdienstleistungsaufsichtsgesetz sowie gegen das Steuerrecht und ähnliches. Gemeldet werden können begründete Verdachtsmomente oder Informationen über tatsächliche oder mögliche Verstöße sowie über Versuche der Verschleierung solcher Verstöße, die bereits begangen wurden oder sehr wahrscheinlich erfolgen werden.

Wie kann eine Meldung abgegeben werden?

Die Meldungen können über folgende Kanäle an die Kanzlei geleitet werden:

• Über den Link auf der Webseite: zzf.whistlelink.com

• Telefonisch über die beauftragte Kanzlei: 030-885927-582 (Frau Johnson oder Frau Petersen) bzw. 030-885927-0 (Zentrale mit AB außerhalb der Bürozeiten

• Über Vertrauenspersonen am ZZF wie Betriebsrat, Ombudsperson für die Wissenschaft, Gleichstellungsbeauftragte oder Datenschutzbeauftragten

Gibt es andere Meldestellen?

Hinweisgeber*innen können sich auch direkt an eine externe behördliche Meldestelle wie beim Bundesamt für Justiz unter folgendem Link wenden: Externe Meldestelle des Bundes

Wie wird die Vertraulichkeit/Anonymität gewahrt?

Um die Anonymität und Vertraulichkeit zu gewährleisten, arbeitet das ZZF mit der Berliner Kanzlei FPS zusammen, die den Zuschlag bei der Ausschreibung der Leibniz-Gemeinschaft zur Etablierung eines Meldesystems an den Leibniz-Instituten erhalten hat. Eine IT-gestützte Plattform („Meldekanal“) ermöglicht, die Meldung nicht nur vertraulich, sondern auch anonym abzugeben.

Was passiert mit einer Meldung?

Nach Abgabe einer Meldung werden folgende Schritte eingeleitet:

1. Die Hinweisgeber*innen, erhalten eine Bestätigung der Kanzlei über den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen (§ 17 Abs. 1 HinSchG).

2. Es wird geprüft, ob die Meldung in den sachlichen Anwendungsbereich passt (§ 2 HinSchG) und ob der gemeldete Verstoß stichhaltig ist.

3. Gegebenenfalls werden die Hinweisgeber*innen um weitere Informationen gebeten.

4. Handelt es sich um einen prüfungsrelevanten Fall, werden geeigneten Folgemaßnahmen eingeleitet (je nach Meldung können das z.B. weitere interne Ermittlungen und Gespräche sein oder die Verweisung an eine andere zuständige Stelle).

5. Die Hinweisgeber*innen erhalten eine Rückmeldung zu erfolgten oder geplanten Folgemaßnahmen sowie die Gründe dazu – spätestens nach drei Monaten (§ 17 Abs. 2 HinSchG).